Hauptmenü
Schriftsätze
Deutsches Amt für Menschenrechte
Speicherung von Dateien und Vergabe von Aktenzeichen:
Die Text-Dateien (*.doc, *.rft oder im Zweifel Postscriptdatei *.pdf) werden im Format
JJJJ_MM_TT
(von welchem Amt und Behörde [DAfMR, IZMR, ZEB…..])
in welcher Sache [Name, Vorname, Mitgliedsnummer, Aktenzeichen]
wohin (PLZ, Abkürzung der Verwaltung und Geschäftszeichen)
als sprechender Schlüssel (wie Mitgliedsnummer) abgespeichert. Bei den Dateinamen wird „_“ verwendet.
Beispiel:
Deutsches Amt für Menschenrechte sendet eine Order an das Amtsgericht 21682 Stade,
Geschäftszeichen XYZ 123 007 f
ür das Mitglied Max Mustermann „621020-MM-001-3-2“ = sprechender Schlüssel
Dateiname: 2011_08_29 DAfMR 621020-MM-001-3-2 21682-AGV- XYZ 123 007
Sonderzeichen sind verboten!
Bei Geschäfts und Aktenzeichen sowie bei Mitgliedsnummern wird "-" verwendet!
Textdateien sind ausschließlich in Textverarbeitungssystemen vorzunehmen, die das Format von "*.doc" oder "*.rft" in Typenform nicht beeinflussen. Schwierigkeiten gibt es bei Open Office.
Dateien von "*.docx", "*.zip", "*.rar" werden nicht angenommen. Dabei ist zu beachten, daß "*.pdf" nicht korrigiert werden kann und bei Texten zurückverwiesen werden muß. "*.pdf" ist für unsere Veröffentlichungen nur bedingt geeignet.
Dabei sollte die Textverarbeitung auf "Sicherungskopie" und automatisches Sicherung eingestellt werden. Ein Textsystem, beidem Scannen und einfügen von Grafiken nicht möglich ist, scheidet grundsätzlich aus.
Die Dateinamen der Textdateien müssen nach derbestimmt-vorgegebenen Form abgespeichert werden,
da dieses ein Suchmerkmal ist.
Für die Ablage müssen Haupt- und Nebenordner angelegt werden. Als Hauptordner kann "Dokumente Menschenrechtsamt" oder ähnliches angelegt werden. Namen sollte frei wählbar sein und keinen Unsinn wie "Tiger" enthalten.
Die Nebenordner enthalten Themen und Personen, wie "Finanzamt, Mustermann Max, 621020-MM-001-1-1 Mustermann Max", so daß eine Identifizierung der Ordner nach einem System möglich ist.
Die Dateinamen sind nach einem bestimmten Muster gleich zu Anfang der Eingabe zu speichern, damit Texte und Briefköpfe von einem Script nicht überschrieben werden!
Der Dateiname ist ein sprechender Klassifizierungsschlüssel. Er besteht aus dem Erfassung- oder Erstellungsdatum, vom welcher Stelle in welcher Angelegenheit an welche Stelle abgegangen ist.
verbindliches Muster:
JJJJ_MM_TT_ vom wem_ in welcher Sache_ an wen (dabei immer Postleitzahl ist wichtig) mit Zusatz "*.doc" oder "*.rft" des Textsystems beim Speichern.
Wenn der Text per Fax abgesandt worden ist, muß das Faxprotokoll auf der letzten Seite des Textes eingescannt werden und ist Bestandteil der Datei. Weitere Eintragungen wie Bemerkungen sollten vorgenommen werden, damit Daten nicht verloren gehen.
Abweichungen von diesem Format werden nicht zugelassen und angenommen. Die Annahme von Dateien wird abgelehnt, die Sonderzeichen beinhalten wie ".". Der Punkt ist ein Sonderzeichen und trennt die Endung *.doc *.pdf usw… Wenn mehrere Punkte in einem Dateinamen sind, kann der Explorer nicht richtig funktionieren.
Genausowenig bringen Dateinamen ohne Endungen nichts, da keine Zuordnung für ein bestimmtes Programm möglich ist. Ausführbare Dateien (*.exe) werden nicht ohne vorherige Absprache angenommen.
Unterschriften, Stempel und Kaltsiegel sind auf dem Original zu versehen.
Die Arbeitsanweisung ist verbindlich.
29.08.2011 Mustafa-Selim Sürmeli
Deutsches Amt für Menschenrechte